個人情報の保護について

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北海道大学環境科学同窓会個人情報保護方針


 北海道大学環境科学同窓会(以下「本会」という。)は、個人情報保護に関する法令及びその他の規則を遵守するとともに、次の方針により本会会員(以下「会員」という。)の個人情報の保護に務めるものとする。

1.定義
 この保護方針における「個人情報」とは、会員について本会が保有する次の情報をいう。
(1)氏名(旧姓を含む。)
(2)性別
(3)生年月日
(4)指導教員名
(5)大学院研究科名、専攻名、修了年月日
(6)連絡先の住所、電話番号、電子メールアドレス
(7)勤務先の名称、住所、電話番号、電子メールアドレス番号、役職名
(8)同窓会費の納入状況
(9)死亡関連事項

2.個人情報の利用目的
 本会が所有する個人情報は、北海道大学環境科学同窓会規約に定める目的並びに次に掲げる事業の範囲内で利用する。
(1)本会が主催する事業の案内等の送付
(2)同窓会誌、会員名簿の作成及び送付
(3)会費等の納入に関する通知
(4)その他本会に関する資料の作成

3.第三者への提供
 本会が所有する個人情報は、次に掲げる場合を除くほか、会員本人の同意を得ないで、第三者には提供しない。
(1)法令に基づき開示しなければならない場合
(2)本会の目的達成に必要な範囲内で、本会評議会が特に必要と認めた場合

4.会員名簿の配布
 会員名簿は、次に掲げる者以外には配布しない。
(1)会員
(2)北海道大学大学院環境科学院長(及び北海道大学大学院地球環境科学研究院長)
(3)北海道大学連合同窓会長
(4)その他本会評議会が特に必要と認めた者

5.個人情報の管理
(1)本会に、個人情報運用管理者を置く。個人情報管理者は、幹事の中から会長 が委嘱する。
(2)個人情報管理者は、個人情報の漏えい、減失叉はき損の防止等について適切 な措置を講ずる。

6.業務の委託
 同窓会誌及び会員名簿の作成、発送に関し本会の業務の全部叉は一部を外部に委託する場合は、委託先として個人情報の漏えい、減失叉はき損の防止等個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じている者を選定し、必要な契約を締結する。

7.個人情報の開示、訂正、利用停止等
 会員から、本会に対し自己に係る個人情報の開示、訂正、利用停止の申し出があった場合は、開示、追加、変更、訂正叉は利用の停止を行う。

8.事務
 個人情報に係る事務は、本会事務局が行う。

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